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编者按:时间是对所有人最公平的资源,也是最容易拉开差距的资源。无论是马斯克、比尔·盖茨还是卡尔·纽波特,这些人对时间的利用几乎都到了极致的地步。但是他们究竟是怎么利用时间的呢?Dan Silvestre进行了全面的总结和概括,这就是时间保护法(Time Blocking)。本文可帮助你高效地进行时间管理。原文发表在Medium上,标题是:Time Blocking: How to Get The Most Out of Your Schedule

划重点

时间保护是一种为日程安排里面的任务创造时间的方法。把每一天分成几个区块,然后给每个区块分配任务。

时间保护可以防止拖延,提高注意力并避免分心。

通过将批处理与时间分块相结合,繁琐的任务会变得更加高效。

如何开始时间保护:

确定你的目标,优先事项以及应尽义务

为你的分块计划创建一个空白模板

把固定任务和应尽义务填入相应的块

为需要集中注意力的工作创建时间块

为简单的重复性任务和外出办事创建时间块

每周进行一次回顾,评估进展情况,做好下周计划

关于时间分保护的提示:

要遵守日程安排

针对困难任务运营间隔计时器,并定期休息

规划“主题日”,集中批处理性质类似的工作,提高效率和专注度

建立例程,养成良好的生活习惯

享受乐趣无需过度计划

灵活运用时间分块——把日程安排当作目标和指南

一开始不要灰心,这需要练习

最好的时间保护app:

Tick Premium —建立时间分块的日程安排,利用其内置的间隔计时器

Planway —把Trello 任务管理与分块日程安排结合起来

SkedPal —通过估计任务时长,输入优先级自动进行时间分块

HourStack —跟踪你在任务上面所消耗的时间,以你时间预估能力的高低

你听说过埃隆· 马斯克(Elon Musk),比尔·盖茨(Bill Gates)或卡尔·纽波特(Cal Newport)的大名吗?

是的——他们全都是时间保护的使用者。而且他们之所以这么做并不是因为他们喜欢给自己的子弹日记着色,而是为了榨干自己每一天的时间。

时间保护很简单,而且很有效。我会告诉你该怎么做。

那么,我们就来看看下面的这些听起来是不是似曾相识:

你有太多的事情要做,你的待办事宜清单列表永远不会缩短。你有一大堆的工作、业余项目以及个人生活要应对。那些事情都需要你腾出更多的时间。你想给它们腾出更多的时间。

只要你开始处理待办事宜清单时,就会有事情出现。有个重要的电子邮件需要回复。突然说要开会。或者你的电话响了。

现在看来这似乎已经变成常态——这只是生活在一个繁忙的世界当中需要承受的一部分。

把事儿干完很难。

不过,我这儿有一些消息。

仅仅列出要做的事情,然后拼命干完是不够的。这并不能让你的日常形成条理或者做出常规安排。待办事项清单没法帮助你集中精力。

你需要引入一个重要的元素:时间。

任务需要跟时间关联起来。你必须想清楚如何完成一项任务,需要花费多长时间。

听起来很简单,而且确实如此。但这同时也是非常强大的。想象一下如果你能够确切知道自己本周将完成哪些任务的话会怎样?除此之外,你还可以处理电子邮件,外出办事,过社交生活以及更健康的生活。

好吧,时间保护就是为了帮助你完成这些事儿的。它可以让你像尝试其他任何事情一样控制自己的生活。

什么是时间保护(time blocking)?

时间保护是一种结合了任务管理和日程安排的管理方法。你会把自己每天的时间分成 “时间块”,给每一块时间分配要关注的任务。每一项任务都有适合去做的时间盒子,在那段时间里,你只能做一件事情,不能被任何其他事情打断。

有了时间块,你的日程表将会被全部塞满。工作任务,社交活动以及休息都有了计划以及优先级别。

通过时间保护,你不仅可以处理大量的任务,还可以对一天当中要实现的目标进行规划。它还会迫使你要弄清楚自己的时间该如何度过。

跟无休止的待办事宜清单相比,时间保护法更强大且效率更高。

怎么讲?

因为时间保护是主动的。你可以控制任务,而不是对外部的要求做出反应。时间保护强制进行优先级排序。它创造了组织。

听起来很吓人吗?好吧,这其实很常见,而且超级简单。

我可以告诉你我是怎么意外尝试到这种办法的。

我是怎么发现时间保护的

我跟时间保护的第一次邂逅是在无意识的情况下发生的。有一天,我的经理打电话叫我开会,说要讨论我的日程安排。

他说,我每周必须抽出2小时,在那段时间内我什么事情都不要做,就做一件事:考虑提高我们利润率的方法。这段时间我可以用来进行研究,但是不能做任何其他工作,而且必须在我的带薪工作时间内进行。

这一实践成否与否并不是取决于我在这2个小时内完成了多少任务。相反,我们只看结果。

猜猜结果如何:我们的利润增加了很多。而且那些让我分心任务依然做完了。

那个经理已经注意到我每天总是会被意料之外的问题打扰。这是工作的一部分,我必须处理出现的一切问题。

但我最终的目标是增加利润。我不能够因为自己很忙就忽视它。

我的日程安排里面必须优先考虑优先事项——无论那是什么。

因此,我弄清楚了这个想法的强大。我总是注意到这种做法的好处有越来越多的好处——多到足以让我对其他事情也做出这样的安排。

我想你很快就会同意我的这种看法。

为什么时间保护能见效?

你可能已经尝试过时间保护——只是自己都没意识到。在开始想到这属于一种方法之前,我就曾利用两次会议之间的时间来尝试完成一些任务。

当我还是学生的时候,我在空闲的时间间隙去报名参加一些课程。我会用那些时间来专心写作业。

让我们看一下那些时间保护的践行者都发现了什么。

时间保护划定了截止期限

任务这东西往往会这样,你给它留多少时间,它就会占用你多少时间。这就是帕金森定律,这很关键。

如果我给自己一周的时间来写这篇文章,那我就会花这么长的时间。真的,很容易就能拖这么久。效率能高5倍吗?这段时间能不能比写完这篇以及另4篇文章提供更多的价值呢?

也许不能。

当我们限制完成任务所需的时间时,我们就会变得更高效。我们可以完成更多的事情,而结果也会一样好——哪怕不是更好。

时间保护可防止拖延

万事开头难。光是知道从什么地方开始就很难。如果一天当中有很多事情要做的话,那就更糟了。

你可以通过设计分块化的日程安排来弄清楚如何不再拖延。

你不用去关心首先要做什么。除了时钟上的时间以及计划要做的任务之外,这个方程式里面再无其他要素。

时间保护可以帮助你专注于艰巨的任务

时间保护不仅跟你在任何给定时间做什么事情有关。也跟不做什么事情有关。

到了要干艰巨的需要专注的工作时,没有人想要被打扰。多任务处理是没用的。

讨厌的麻烦(比方说电子邮件和社交媒体)会有自己的时间盒子。而且只能被限制在那些盒子里面,不可越雷池半步。

这是改善注意力和完成深度工作的最佳方法之一。

时间保护可令小型任务更加高效

能更好地专注于重要工作并避免分心有着对立的另一面。你在做乏味的,分散注意力的工作(也称为“浮浅工作”)时会更有效率。

这可以通过结合以下技术来实现的:时间保护+批处理。

如果你把检查电子邮件限制为每天一次(甚至每周一次),那么你就在进行批处理。当你坐下来专注于集中处理电子邮件时,就可以节省大量时间。

你不再频繁地在一个个app或者窗口间点进点出。

你再也不必回过头回忆自己要干什么。

你变得更有效率。

分块安排树立了责任

一旦开始时间保护安排,你就会知道自己的一天是如何度过的。你可能会遇到挑战,但这样才能得到最大的收获。

你要对这些分块以及如何填充这些时间负责。类似“我只是没有时间去锻炼身体和合理饮食罢了”这样的借口不再有了。

而是变成了:

“我还没有决定抽出时间去锻炼以及合理饮食。”

这对我来说真的很重要。

这能够让你控制好自己的时间以及与之相关的一切。

如何进行时间保护?

一个例子

人人都应该进行时间保护。但是,我们要实现的目标各不相同。

这意味着每个人实际的执行都不一样。以下是时间保护的6个步骤:

步骤1:确定目标,优先事项以及应尽义务

从现在开始,我们将为你的优先事项腾出时间,然后完成工作。

为此,你需要了解自己要实现的目标。考虑自己需要腾出多少时间跟家人呆在一起。确定你对自己理想未来的愿景。

如果你还没有制定自己的个人目标和职业目标,请先看看我对这两个的指南。

你首先需要定好目标,这样才你可以确定任务和活动的优先级。

从长期目标出发,制定要追求的短期目标。理想情况下,你需要的是在6个月内可以实现的目标。

针对每个目标,你需要提出下周要完成的任务。这些任务会跟你的所有其他活动一起安排。

步骤2:为你的时间块安排创建空白模板

最好有一个把一天分解成几个小时的布局。在可能的情况下我喜欢把时间尽可能分解成2小时一段,但是很多任务并不需要那么长的时间。

你可以根据需要再把时间块按照任务分得更精细一些(比方说会议从11.15开始在11.45结束)。

我自己会利用数字日历进行日程安排,但是用笔和纸也一样嫩做到。在文末我会提供一些有用的应用。

我建议你用颜色突出显示来自不同类别的任务。比方说:

工作任务:蓝色

社会活动:黄色

个人管理:橙色

健康锻炼:绿色

我们会在下一步开始添加任务。利用颜色显示每个类别可以让你清楚地看出自己的时间都花在了什么地方。

步骤3:填入固定的任务和个人活动

把你没法挪动或者变更的任务填入适当的时间块。这包括家庭接送,上班通勤以及你没法控制的定期举行的会议等。还要为运动,饮食和休息做好规划。

你还应该建立自己的早上和晚上例程,并安排相应的时间块。

通过给这一阶段的个人生活安排好时间盒子,你就可以为自己的工作构建一个合适的框架。

我发现最好是献给健康和家庭安排好时间盒子,绝对的。毕竟,从长远来看,这些都是没有商量余地的。如果你需要更多时间来完成工作,可以进行调整并做出一些牺牲。

步骤4:为重点工作创建时间盒子

写作和编辑需要我全神贯注。因此,我把一天当中效率最高的时间段分配给了它们。对我来说,那是清晨的时间。

如果你更喜欢分散强烈的注意力,可以多建立几个时间盒子。把效率爆棚的时间腾出来。

确保你腾出来的时间不会受到打扰。

步骤5:为重复、简单的任务和差事安排好时间块

一旦你把最高效的时间段都安排好了之后,就可以把其他的时间块分配给所有其他事情了。这些事情也要做,但不是优先事项。它们通常是“被动式”任务——一般是服务于其他人及其生产效率的需求。

对于大多数人来说,这类事情一般是电子邮件,电话和会议。它们会偷偷溜进来,妨碍你专注于最重要的事情。

但是:

这些仍然需要你去完成。

处理这些问题的最佳方法是批处理。积累到一定程度之后一起做完。如果可以稍后处理的话,请将它们放在一起,在自己效率比较低的时候去做。

我喜欢在下午做对时间不敏感的那些事情。理想情况下,我会在每周的下半周做。这包括跑差事和去超市购物。

我宁愿把一整天都浪费在繁琐简单的事务上,也不愿让这些事情隔三岔五地干扰我。

还有,要记住,你是没法控制住一切的。

在你的工作系统内尽你所能即可。

一旦按照这样执行之后,你的一周应该看起来会排得满满当当的。实际上——你也需要这样。不要留下任何间隙。

如果你还有剩余时间,你得决定作何处理。这是这种时间组织方式最好的部分了。

步骤6:每周一次回顾,对其进行评估和计划

到了这一阶段,你已准备好按照自己的日程安排去执行了。在一周结束的时候,你需要坐下来看看事情的进展情况——在每周回顾当中进行。

我的每周回顾也许是一周当中最重要的两个小时。

为了让你的时间保护见效,你必须给分块这项任务投入时间。别人的分块结构你是抄不来的,因为他们的任务跟你我的不一样。

你的分块必须适应你的生活。以及你的任务。

所以:

我在每周回顾当中,会对日程安排的每一个时间盒子都进行审查。我会检查自己是否完成了分配的任务。任何没做完的事情都会进入到下一周的待办事宜清单。

重要的是要弄清楚自己是否误判了任务所需的时间,还是说执行过程中分心了,还是有其他的原因。

不要害怕对时间保护进行调整。找出最适合你的时间保护方法。

一旦对进度进行回顾之后,再看看下周需要执行的任务是什么。看看它们是否符合你的目标。然后把事情分配到下周的分块模板。

检查一下每一个项目是不是都照顾到了,为不可回避的任务腾出时间,同时要关心自己的健康。

整个步骤这样就全部做完了。当然,人生的道路是永无止境的。

总会有需要改进的地方,新的一周总在路上。

这其实很好——这意味着这是一项你需要终其一生不断完善并从中受益的工具。

改善时间保护工作的4条提示

我会让这些步骤保持简单——这样就可以马上对时间机械能分块。

不过,这确实需要一点学习。为此我会给大家介绍一些有用的技巧。

1.遵守日程安排

你必须严格遵守这些时间保护安排,同时要给自己指定完成任务的截止期限。

当时间表说停止时——你就得放下。

一旦开始破例,哪怕很少的破例,好处很快就会丧失。

如果你还没有完成任务,记住进度以便在下次完成。你应该不想启动会破坏掉一整天的连锁反应吧。

刚开始的时候对完成任务所需时间估计得保守一点是很好的。与跟频繁未能按预期完成相比,提前完成某件事会让你感觉更好。

2.利用好间隔,注意休息

当我将时间块分成若干间隔时,我的注意力会最集中。在一段时间内,我会忽略当前要做的任务以外的所有内容,然后稍事休息。

这就是番茄工作法。

比方说,我的大部分工作区块都是2小时。那么,你可能需要工作25分钟,然后休息5分钟。如此在2小时内重复四次。

如果对这种安排感到困难或觉得沮丧,可以缩短一下工作间隔。

经过几个周期后,可以为进餐和休息规划更长的时间。

这一技术可帮助你维系在整个时间盒子内的工作状态。这也意味着每个工作间隔都会以休息时间作为结束——所以你可以很顺利地在任务之间进行切换。

3.给每天建立“主题”

我们已经讨论过批处理。好吧,这是一种可进一步推进这一想法的时间管理技巧。

给相似且相关的任务安排集中的处理时间(1天或者几天)。通过进入相关任务和活动的心流,你更有可能实现深度工作。

而且,通过用一整天的时间对容易分心的简单任务进行批处理,就可以让它们远离你的那些需要集中注意力的工作。

比方说:

我知道有些作家会花一天的时间对自己的所有文章进行研究。然后他们每周用两天的时间来写文章草稿。第四天,他们会对自己编写的所有内容进行编辑。然后在第5天,他们会对所有的外出办事,电子邮件,电话和购物进行批处理。

每天都有一个主题,当天要做的所有任务都类似。

你也可以对自己的生活做出这种尝试。如果你每周有两天的空闲时间,其中一天可以以娱乐和尝试新事物作为主题。另一天的主题可以是休息和组织。

采取这种方法你的大脑肯定会一片混乱,因此可以考虑采用主题加以管理。

4.建立例程

最后一个技巧是要尽一切可能建立起例程。总会有你没法控制的承诺。每一个星期都会有所不同。

没关系。但是,如果你建立起一致的分块结构的话,你就能够更快地收获好处。养成良好的习惯是真正的高效技巧。好的习惯完全来自于始终如一地选择正确的行为。

哪怕一天你没法控制中间那段时间,但早上和晚上却是你可以去设计的。

创造一致,养成纪律。我发誓,你会感谢我的。

4需要避免的时间保护错误做法

到了此时,你可能已经非常兴奋。我开始着手去做的时候就是这样的。

在你进一步开展之前,需要避免一些常见的错误。

1.乐趣规划不来

对于很多人来说,给找乐子做好安排是自找没趣的最好方法。我也曾经试过对娱乐活动进行规划。

结果,就像我的工作一样,“享受自己”变成了我必须完成的任务。

我仍然建议你得留出大量时间给一般性的娱乐和休息。仅此而已,没有其他需要规划的了。

到时候你自然会知道该怎么去享受的。无论是选择社交,还是躺在沙发上看电视。

你需要对停机时间充满期待,而且要有随意使用这段时间的自由。

2.不要太教条主义

想要做到完美几乎是不可能的,这是时间保护的现实。

你可能听说过埃隆· 马斯克和比尔·盖茨把自己的一天分成了5分钟的片段。当然,你也可以把目标定到那么精确。

但就个人而言,我从来没有过过完美的一周。那两位有没有呢?我怀疑。总会有事情发生,事情总会有变化。这是不可避免的。

为变化做好准备,并保持灵活性。

你的日程安排是目标,是指南。你努力去掌控。但如果出现问题,不要惊慌,只需开始下一个时间块即可。

一个好的解决方案是每周都留出一个时间块,留给还没做完的所有事情。如果你把计划的所有事情都做完了,那就太好了。如果没有,你还有一个备份来确保你在一周结束前完成所有的任务。

3.计划要避免过细

刚开始的时候,你很难知道完成任务需要多长的时间。如果你只维护一张待办事宜清单的话,那是不需要一直考虑该花费多长时间的。

你没法一下子就掌握估算任务时间的方法。

所以:

如果你打算把每一项任务都安排妥当,放到相应的时间块的话,到头来的结果只会是错误判断。

所以我才喜欢把时间块的周期拉长。我有一个时间段以及一批待办任务——这些事情一般需要2个小时来完成。我尝试在这个时间间隔内完成所有的任务。如果完成不了,那我可以重新安排剩下的任务。我的一天还会继续下去,无需任何担心。

4.不要沮丧

这一点很重要,所以请听好。

人生不如意者十有八九,事情不按计划进行是难免的,所以请不要沮丧。我保证,通过对时间保护,你一定能获得更好的结果,所以,一次的失败,甚至整整一天的失败也没什么大不了的。

这会发生在每个人身上。

而且你运用这种办法的时间越长,效果就会越好。你预估任务所需要花费的时间越多,每周进行的回顾越多,进展就会越顺利。

保持乐观。

用于时间保护的4个最好的应用

简单来说,时间保护就是任务管理和日程安排。有很多app可以同时做到这两项。

我提供一些我认为可以帮助你构建自己的系统的。

1. TickTick Premium — 时间保护和间隔计时器

TickTick Premium整合了一些强大的优势。你可以创建待办事宜清单,并在日历上为其分配时间段。不过,它还有一项功能也很酷:间隔计时器。

我在前面提到番茄工作法了,这种技巧可以帮助你在很长一段时间内保持专注。拥有一个不仅可以让你进行日程安排而且还可以对实际工作进计时的app是非常方便的。

而且这款app适用所有流行的平台。不过要注意的是,付费版才能使用日历。

2. Planway——团队日历

这款app为配合任务管理app Trello 一起用的。如果你已经在用Trello 来管理任务,那这个就是创建分块计划的最简单方法。

一旦这两个app建立了连接之后,你就可以轻松地将任务拖到日程表上并对分块进行组织。如果你有多个用户按照同样的日常安排工作的话,那么这是一个不错的选择。

这款app还支持流行的数字日历(Outlook,Google,iCloud )。

如果你还没用上Trello的话,建议你好好研究一下这个系统。

3. SkedPal——自动时间保护

SkedPal 可以提供强大的自动化功能。它可以把任务添加到你现有的数字日历的分块里面。这款app甚至可以对你的优先事项做出解释。

基本上你只需要用这款app创建一个待办事宜清单,并给出期限和估计所需时间。

然后SkedPal 可以为你生成完整的分块计划。

你可以调整任何的无效内容。这款app还可以让你把某些项目或工作类分配给指定的时间段型。

我喜欢这种时间保护的方式,因为这不需要花费太长时间进行设置。

4. HourStack —对时间保护进行时间跟踪

大家在运用时间保护的时候遇到的挑战之一便是估计任务时间。

HourStack可以让你先建立计划。然后,选择要执行的任务,再启动计时器即可。

当时间段用完之后,你可以将其标记为已完成或有待完成。

这种做法我很喜欢,原因有2点:

首先,这会迫使你积极地去思考时间。你得表明你正在开始某件事,以及这件事是否已经完成。

其次,它可以跟踪你对任务时间估计的准确度。

通过这种方法,你很快就会知道这是不是你有待改进的地方。

哪怕从长期看你不喜欢做这类事情,但是一开始做一下这个也是个非常好的练习。

你的时间你来保护

时间保护之所以有效,是因为它把控制引入到你的生活。它可以对你做什么以及什么时候做进行管理。

始终要记住这一点。

你是掌控者。你决定进入那些时间段的是什么。这是一种观念上的转变——不再让外部力量来决定你的时间表。

所以,如果你觉得自己失去了对局面的控制的话,那就要做出改变。

不断尝试,反复修正。

经过一些练习之后,你就会真正注意到这种做法的好处。然后,你就再也回不去了。

祝你好运。

译者:boxi。


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